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報 道 発 表 資 料


 山形労働局発表 平成29年12月13日(水)  

山形労働局労働基準部労災補償課 労災補償課長 佐藤美千子 労災管理調整官 石井俊二 電話023-624-8227

 

 

山形労働基準監督署における文書の紛失について

 

  山形労働局(局長 庭山 佳宏)は、山形労働基準監督署(署長 石沢 敏昭)において発生した個人情報を含む文書の紛失について、下記のとおり当該事実を確認の上、必要な措置を講じましたので、概要をお知らせいたします。

 

 記

 

1 概要
  山形労働基準監督署(以下「山形署」という。)において、請求人Aに係る休業補償給付支給請求書(以下「請求書」という。)及び休業補償給付決定決議書(以下「決議書」という。)(以上の書類一式を「請求書類」という。)を紛失するという事案が発生した。
※ 請求書類には、請求人Aの氏名、住所、性別、傷病名、振込金融機関の名称、口座番号、事業場Bの名称、代表者名、労働保険番号、診療機関Cの診療担当医Dの氏名等が記載されていた。

 

2 事実経過
(1)平成29年11月9日、山形署において、職員Eは、請求人Aから同日提出され受理した請求書に係る決議書を作成し、クリアファイルに収納し、これを引き継いだ職員Fは請求書類に係る事務処理を開始した。
(2)同年12月1日、事業場Bの担当者から電話連絡があり、請求人Aに係る休業補償給付の振込時期に関する問い合わせを受けた。職員Fが請求書類の処理状況を確認しようとしたところ、請求書類が見当たらないため、同日から同月4日にかけて署内をくまなく捜索したが、発見に至らなかったことから、紛失したものと判断した。
(3)同月4日、同署の署長及び労災課長が、請求人A宅を訪問の上、経過説明及び謝罪を行い、了承を得た。
(4)同日、署長及び労災課長が、事業場Bを訪問の上、総務課長及び担当者に対して経過説明及び謝罪を行い、了承を得た。
(5)同月8日、署長及び労災課長が、診療機関Cを訪問の上、事務担当者に対して経過説明及び謝罪を行い、了承を得るとともに、診療担当医Dに謝罪したい旨申し入れたが、同診療機関から説明するため不要とのことで、当該対応で了承を得た。
現在においても、当該請求書類は発見に至っていないが、外部に持ち出す書類ではないため、他の不要書類に紛れてシュレッダーによる裁断処理を行った可能性が高いと考えられる。

 

3 発生原因の分析等
(1)請求書類の事務処理過程において、当該請求書類を確実にクリアファイルに再収納することが徹底されていなかったこと。
(2)不要書類をシュレッダーにより裁断処理を行う際、複数名で1枚1枚確認することが徹底されていなかったこと。

 

4 再発防止対策の策定
(1)山形署においては、平成29年12月5日、緊急の署内幹部会議・職員会議を開催し、署長から本事案の経過を説明するとともに、以下の点について、適切な取扱を徹底するよう指示した。
➀ 請求書類ごとにクリアファイルに入れて保管し、処理中の請求書類以外は机上に置かない等、請求書類の管理を徹底すること。
➁ 個人情報が含まれている不要書類は、内容を確認のうえ廃棄文書一時保管箱に入れ、シュレッダー処理を行う際は、管理者を含む複数名で1枚ずつ確認のうえ処理を行うこと。
(2)山形労働局においては、平成29年12月11日付けで、管下の全ての労働基準監督署に  対して、以下の点について徹底するよう労災補償課長名事務連絡で指示した。
➀ 各請求書類の事務処理において進行管理を行うこと。
➁ 処理中の各請求書類はクリアファイルへ保管することを徹底するとともに、決裁等の処理の際クリアファイルから出した場合は、必ず再収納しているか確認すること。また、処理中の事案に係る請求書類以外は机上に置かない等、書類の紛れ込み防止策を講ずること。
➂ シュレッダーによる裁断処理は1人で行わず、他の重要な書類が混在していないか複数人で廃棄する書類を1枚ずつ確認しながら行うこと。



 

 

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